El fenómeno de la cooperación ofrece un gran abanico de posibilidades lo que puede suponer el diseño de una nueva estructura organizativa en algunos casos o el simple acuerdo entre las personas implicadas. Por ello, previamente a la puesta en marcha de cualquier tipo de cooperación, es preciso determinar si se requiere la creación de equipos de trabajo específicos o de unidades organizativas autónomas. La división del trabajo no es firme ni regular y la asignación de tareas, normalmente, suele realizarla el coordinador.

El buen funcionamiento y seguimiento de los entornos colaborativos, requiere el diseño de unos procedimientos de decisión que entrañen la máxima flexibilidad y rapidez para evitar situaciones de bloqueo en temas conflictivos. En general, el consenso es la clave en la toma de decisiones y suele ser el mecanismo más utilizado. Lo que plantea la necesidad de realizar filtros ya que todas las aportaciones realizadas no son válidas o no aportan el mismo valor, de esta forma evitaremos la mediocridad en nuestras decisiones.

Uno de los motivos que han propiciado el surgimiento de dichos entornos ha sido el avance de las nuevas tecnologías ya que propician la posibilidad de trabajar desde distintos puntos geográficos de forma eficaz con el consiguiente ahorro de tiempo y espacio. Para lo que es fundamental un adecuado reparto de tareas evitando solapamientos.

Uno de los mayores desafíos es el conseguir la motivación y una participación activa por parte de los trabajadores de la empresa. La necesidad de un clima laboral adecuado donde los objetivos individuales se adecuen a los objetivos organizacionales. De esta forma se pretende la satisfacción de ambas partes así como reforzar el sentimiento de pertenencia al grupo con los beneficios que eso puede conllevar.

Un grupo lo podemos entender como un subsistema especializado dentro de una organización y aquel encargado de la realización de un proyecto o simplemente la consecución de las metas marcadas.

Por regla general la literatura defiende la idea de que a la hora de afrontar proyectos, el hecho de que los componentes provengan de una misma rama del conocimiento puede suponer un hándicap. Se defiende la idea de que un equipo tiene que ser multidisciplinar ya que gracias a ello, las aportaciones serán más enriquecedoras y se afrontaran desde diversos puntos de vista. Todo ello favorecerá la creatividad en la toma de decisiones así como en las soluciones aportadas.

Entre los beneficios que pueden aportar al desarrollo organizacional nos podemos encontrar una nutrida lista y algunos ejemplos son:

• Mejorar el servicio al cliente.
• Automatización de procesos rutinarios.
• Reducción del número de reuniones.
• Extensión de la organización, donde se incluye tanto al cliente como al proveedor.
• Integración de grupos geográficamente dispersos.
• Mejor coordinación globalmente.
• Proveer mejores servicios que diferencien a la organización.
• Mejora de la gestión del conocimiento.
• Mejora del clima laboral
• Incremento del sentimiento de pertenencia de los empleados

En definitiva los entornos colaborativos como nueva tendencia, suponen el reconocimiento al poder de la colectividad frente a lo individual. Donde la innovación y colaboración se interrelacionan para el beneficio de la empresa.